Dion Kotteman, Henny Portman en Bert Hedeman schetsen met een praktijkverhaal de uitdaging van agile werken en geven oplossingen.
Als programma- en projectmanager krijg ik steeds meer te maken met organisaties die agile willen werken en daarbij Scrum in projecten willen inzetten. In de praktijk zie ik daar best veel projecten mee, doorschuiven van belangrijke functionaliteit en beperkt beschikbaar zijn van een Product Owner. Ook de worsteling met de veel gebruikte projectmanagementmethodiek PRINCE2 herken ik van dichtbij. Het boek ‘Agile with a smile’ beschrijft deze problemen en komt met mogelijke oplossingen.
De schrijvers Dion Kotteman, Henny Portman en Bert Hedeman hebben een verhaal bedacht waarbij een manager, Ben, van een verzekeringsmaatschappij agile en scrum gaat gebruiken voor marketingcampagnes. Dit leidt tot veel twijfels bij Ben, waardoor hij een coach gaat zoeken. Chris, een manager van een IT-ontwikkelafdeling heeft veel ervaring met dit onderwerp en is op veel gebieden verder dan Ben. Hij gaat als coach fungeren.
In minder dan 100 pagina’s worden de belangrijkste problemen van agile werken met behulp van Scrum aangekaart. Het begint met een analyse dat Agile projecten, hoewel dat wel vaak wordt beweerd, eigenlijk niet meer succesvol zijn dan projecten volgens de standaard watervalmethodiek.
Teamwerk is belangrijk bij het werken met scrum. Je moet de juiste mensen en taken en verantwoordelijkheden belegd hebben. Daarbij is het van belang om voldoende kennis en ervaring van het agile werken in te brengen. Een scrum-master moet niet als projectmanager gaan werken. Daarnaast wordt vaak geconstateerd dat teams veel wisselen doordat medewerkers in het primaire proces benodigd zijn. Dan worden ze vaak vervangen door collega’s. Dit is echter niet aan te raden, vanwege het werken in teams en de benodigde kennis. Aan het eind van dit hoofdstuk wordt geconstateerd dat een tweedaagse Scrum training niet voldoende is om goed agile te kunnen werken met Scrum. Ik denk dat veel organisaties dat onderschatten, waarbij het advies is om te starten met kleinere projecten voor de introductie van agile werken en scrum.
De rol van de Product Owner is erg belangrijk, hij bepaalt de prioriteit. Deze product owner moet dus voldoende beschikbaar zijn. Uitdaging daarbij is de prioriteit over teams heen. Overzicht is belangrijk, dat kan de rol van de projectmanager zijn. MoSCoW wordt als handvat aanbevolen (Must, Should, Could, Would) voor het stellen van prioriteiten.
Inzicht krijgen in de stand van zaken is een veelgenoemd kritiekpunt op agile werken, dat is erg lastig. In het boek wordt een hoofdstuk gewijd aan rapporteren en escaleren. Een mooie uitspraak die later in het boek komt, maar erg van toepassing is hiervoor: ‘Meer details leveren niet meer controle op’. Oftewel je moet sturen en rapporteren op hoofdlijnen.
Compliance (en met name het inzicht in de mate waarin aan compliance eisen wordt voldaan) is ook een kritiekpunt op Scrum. Advies is om de betrokkenen in een vroegtijdig stadium in het project te betrekken en de eisen goed te definiëren en op te nemen in de beschrijving van het gewenste resultaat.
‘Past Iedereen in Scrum?’ is de titel van het hoofdstuk waarin besproken wordt of agile werken met scrum wel geschikt is voor alle projecten en werkzaamheden. Conclusie daarbij is dat de methodiek agile flexibel is en toegespitst moet worden op de situatie. Agile is een gedachtegoed dat je kunt toepassen binnen de situatie van een project of organisatie. Waarbij projecten/processen die erg specificatiegericht zijn minder geschikt zijn voor agile werken.
Het meest interessante vond ik eigenlijk het hoofdstuk over PRINCE2 en de relatie met Agile/Scrum. Daarbij wordt de link gelegd tussen de principes van PRINCE2 en het agile werken. Daarbij zijn verrassend veel overeenkomsten tussen de methodieken te constateren. Er is ook reeds een PRINCE2 Agile versie beschikbaar. In het boek wordt dan ook terecht geconstateerd dat projectmanagers geen nieuwe methode hoeven aan te leren maar meer een andere invulling van dezelfde methode.
Samenvattend is Agile with a smile een interessant boek die op een lezenswaardige manier in een verhaalvorm de tekortkoming van Scrum en agile werken aankaart en met heel concrete aanbevelingen komt. Enig kritiekpunt is dat je al wel wat kennis moet hebben van agile en Scrum. De verklarende begrippenlijst in de bijlage helpt daarbij zeker, maar een algemeen begrip van agile en scrum zou helpen Het geeft inzicht in de samenhang tussen PRINCE2 en agile werken/scrum en helpt mij om deze methodes te kunnen combineren.
Jan Hoogstra is zelfstandige, IT-consultant. Hij voert opdrachten uit op het gebied van beoordeling en advisering over IT-gerelateerde onderwerpen in de zorgbranche. Zo is hij programmamanager, projectmanager en adviseur op het gebied van bijvoorbeeld IT-strategie en pakketselecties.
Over Jan Hoogstra
Jan Hoogstra heeft meer dan 25 jaar ervaring als IT-adviseur en IT-auditor bij grote accountants- en adviesbureaus. Tijdens zijn loopbaan heeft hij veel opdrachten gedaan op het gebied van informatiebeveiliging en optimalisering van de inzet van IT. Jan is directeur bij CognoSense, dat gespecialiseerd is in de menselijke kant van IT.
