Vergadertechnieken

Inleiding 7

1. De voorbereiding 9
1. Doelstellingen van een vergadering 11
2. Een vergaderplan opstellen 12
2.1. Uitnodigingen 12
2.2. Agenda 14
2.3. Een digitale datumprikker gebruiken 16
3. De hulpmiddelen voorbereiden 18
3.1. Spreker 19
3.2. Bord 21
3.3. Digibord 21
3.4. Flip-over 22
3.5. Documenten/handouts 23
3.6. Multimediaprojector 23
3.7. Prezi 24
3.8. Magneetbord 24
3.9. Retro- of overheadprojector 25
3.10. Microfoon 25
3.11. Afstandsbediening/pointer/presenter/clicker/zapper 25
3.12. De geprojecteerde beelden 26
4. De vergaderruimte 28
4.1. Opstelling van de vergaderruimte 29
4.2. Online vergaderruimte 32
4.2.1. One-to-many 36
4.2.2. Many-to-many 37

2. Tijdens de vergadering 41
1. Het leiden van de vergadering 43
1.1. De vergadering openen 44
1.2. Voorstelling en toelichting van het agendapunt dat aan de orde is 44
1.3. Eigenlijke bespreking 45
1.4. Besluitvorming 45
2. De deelnemers aan de vergadering 47
3. Luisteren 51
4. Vragen stellen 52
5. Fysieke posities 55
6. Kleding 57
7. Beslissingen nemen 58
7.1. Beslissen bij passieve aanvaarding 58
7.2. Autoritaire beslissing 59
7.3. Minderheidsbeslissing 59
7.4. Meerderheidsbeslissing 59
7.5. Beslissen bij eenparigheid 59
8. Een- en tweerichtingscommunicatie 60
9. Omgaan met conflicten 62
10. Cultuurverschillen 64

3. Vergader eens anders 69
1. Brainstormen 71
1.1. Brainwriting 74
1.2. Schaven 75
1.3. Negatieve brainstorm 76
1.4. Bloemassociatie 77
1.5. Dieren als inspiratie 78
1.6. De superheld 78
1.7. Matec (Matrice d'Eloignement Creatif) 78
1.8. Quickstorm 79
1.9. Gekke dingen 79
1.10. Online brainstormen 79
1.11. Round-Robin Brainstorming 80
1.12. Conceptwaaiers 80
1.13. Starbusting 84
2. Parlementaire procedure 86
3. SWOT-analyse 89
4. Stellingenspel 90
5. Metamethode 91
6. Interview 92
7. Steekproefvergadering 93
8. Buzz-groepen 93
9. Rollenspel 94
10. Reactieteam 95
11. Tweekolommenmethode 95
12. Beslissen volgens tabel 96
13. World Café 96
14. Digitaal vergaderen 98
14.1. Voor de vergadering 104
14.2. Bij het begin van de bijeenkomst 104
14.3. Tijdens de vergadering 105
14.4. Na de bijeenkomst 105
15. Het project ‘Leerrijke meeting’ 107
15.1. Aanvang van de meeting 108
15.2. Presentatie en dialoog 110
15.3. Kennisuitwisseling en netwerken 113
15.4. Conclusie 115

4. Vergaderen met burgers: Burgerparticipatie 117
1. Wat is burgerparticipatie? 119
2. Methoden en technieken 123
2.1. Digitale participatie 124
2.2. Publieke hoorzitting en burgerpanel 125
2.3. Fishbowl discussie 126
2.4. Zoekconferentie – future search conference 127
3. Goede voorbeelden 128
3.1. ‘Groen Beisloven’ – Burgerparticipatie in Zottegem 129
3.2. G1000.nu 133
3.3. Andere waardevolle praktijken 135

5. Verslaggeving en opvolging 137
1. Wat is een verslag? 139
2. Digitaal noteren 141
3. Digitale verslaggeving 143
4. Verslagvormen en -sjablonen 145

6. Evaluatie van vergaderingen 149
1. Hoe effectief was de vergadering? 151
2. Evaluatie van de moderator 151
3. Inhoudelijke evaluatie van de vergadering 152
4. Algemene evaluatie van een vergadering 153

7. Slotbeschouwing 159
1. Tips voor een geslaagde vergadering… 161
2. Charter van de rechten van de deelnemers aan vergaderingen 162

Professionele vaardigheden 163