‘Vergis je niet: Sourcing vindt op grote schaal plaats’

Veel mensen kennen het woord sourcing niet of weten niet precies wat ermee bedoeld wordt. Waar komen die woorden sourcing, make, buy en ally vandaan?

Make, buy or ally is een boek van adviesbureau Kirkman Company van een aantal jaren geleden. Er is relatief weinig literatuur over het onderwerp en ik ben daarom zelf altijd bij de definities uit dat boek gebleven. Je ziet ze in veel boeken over sourcing terug. Ook in ons Handboek Sourcing. Het huidige sourcing vindt zijn oorsprong in IT-(out)sourcing. Dienstverlening die de laatste 20-30 jaar met de snelle opkomst van de automatisering gretig aftrek vond bij bedrijven en organisaties. De vereniging Sourcing Nederland heette vroeger Platform Outsourcing en was heel erg gericht op IT. Dat zie je ook terug in het boek.

Maar sourcing gaat inmiddels toch veel verder dan alleen IT?

Ja, dat klopt. Je vindt het in alle bedrijfstakken terug, in meer of mindere mate. Van het werken in supply chains via outsourcing naar ecosystemen. Bij supply chain gaat de aandacht uit naar efficiency en kostenbesparingen, bij outsourcing ligt de focus op wat je kerncompetenties wel of niet zijn en bij een ecosysteem richt men de aandacht op co-learning en kennis delen. Hoe meer je samenwerkt, hoe intenser je samenwerkt. De meest intense en ultieme vorm van samenwerking en sourcing vind je terug bij innovatie. Dat noemt men dus tegenwoordig vaak een ecosysteem. Waarbij partijen samen op pad gaan, ontdekken hoe ze iets nieuws kunnen ontwikkelen, elkaar daarbij versterken en waarmee ze uiteindelijk winst willen maken.

Speelt het inkopen een rol bij sourcing?

Sourcing is een continu proces, waarbij je onderzoekt wat de behoefte is van je bedrijf of organisatie, welke producten of diensten daarop aansluiten, en of er dan partijen zijn die de vraag kunnen invullen. Het inkopen en contracteren zorgt ervoor dat die behoefte wordt vervuld, en vervolgens overgedragen aan de bedrijfsvoering. Dat proces herhaalt zich continu en noemen we de sourcing lifecycle. Het is de rode draad binnen het boek. De sourcing specialist vervult daarbij in ieder bedrijf of organisatie een andere rol, afhankelijk van hoe die bedrijven of organisaties zijn ingericht. Maar hij of zij is wel vanaf begin tot eind van die lifecycle betrokken.

Het is dus een heel belangrijke rol die de sourcing specialist vervult. Wordt dit ook zo gezien door bedrijven en organisaties?

Nee, niet ieder bedrijf of organisatie heeft bijvoorbeeld een sourcing manager. Een meneer of mevrouw sourcing. Laat staan op het allerhoogste bestuursniveau. IT sourcing vormt daarop een uitzondering omdat men bij IT niet de activiteiten of een product als uitgangspunt neemt, maar de dienstverlening. Bijvoorbeeld het opleveren en onderhouden van werkplekken waarmee medewerkers een efficiënte bijdrage kunnen leveren aan de bedrijfs- of organisatiedoelstellingen. Dat maakt dat het sourcingmodel in een productieomgeving vaak anders wordt ingevuld, omdat het productieproces of de levering van producten daarbij centraal staan.

Sourcing kent dus veel verschillende verschijningsvormen?

Dat komt omdat je de sourcingvraag voor ieder proces in de bedrijfsvoering, of dat nu HR, Finance, IT of Facility Management is, kunt stellen. Zelf doen, uitbesteden of samenwerken. Ik blijf die driedeling herhalen, omdat het de essentie van sourcing het beste samenvat. De missie, visie en strategie van een bedrijf of organisatie bepalen voor welk van de bedrijfsprocessen en op welke manier men invulling geeft aan de sourcingstrategie. Dus niet alleen op IT-gebied, je kunt de sourcingconcepten overal toepassen.

Je gaf echter eerder aan dat het boek wel voor een groot deel op IT-sourcing is gebaseerd. Kun je daar als lezer als het ware ‘doorheen’ lezen?

Handboek Sourcing is, als ik heel eerlijk ben, in de basis bedoeld voor alle mensen die nadenken over de make, buy or ally vraag in IT. De auteurs hebben hun basis allemaal in de IT, dus zo gek is dat niet. Wanneer je als lezer echter een beetje uitzoomt, kun je het boek ook vanuit andere invalshoeken lezen en de uitwerking ter hand nemen. Daarbij moet je wel de sourcing lifecycle volgen om de juiste acties te kunnen ondernemen. Het onderwerp sourcing is namelijk niet sexy, maar wel heel complex. Het verdient meer boeken en daarin zouden die andere invalshoeken zeker apart aan bod kunnen komen.

Is er zoiets als een afdeling sourcing en zo ja, waar vind ik die dan binnen een organisatie?

Vaak zijn die afdelingen een onderdeel van de IT-afdeling. Ze zijn niet zo duidelijk zichtbaar als een afdeling Finance of een afdeling Inkoop, maar vergis je niet, sourcing vindt op grote schaal plaats. Niet altijd even succesvol en dan zijn er ook nog eens zeer grote bedragen mee gemoeid. Het belang van sourcing is dus heel groot, al is dat niet altijd even helder. Je moet je als bedrijf continu afvragen: waar ben ik goed in, waar moet ik me op richten. Op alle niveaus binnen de organisatie. Dat is de essentie van sourcing en dat proces moet je continu blijven doorlopen. Een sourcingstrategie geeft antwoord op de vraag met wie en hoe een bedrijf op effectieve en efficiënte wijze moet samenwerken. Al zit de sourcing manager bijna nooit direct aan tafel bij de Raad van Bestuur, hij heeft wel degelijk invloed op strategische bedrijfskeuzes die men op het hoogste niveau maakt op het gebied van make, buy or ally.

Toch krijg ik het gevoel dat er met sourcing nog veel valt te winnen. Klopt mijn beeld?

Het onderwerp sourcing, en daarmee het handboek, is van groot belang voor iedere organisatie. Het wordt alleen niet altijd herkend en erkend. Sourcing wordt vaak verknipt binnen een organisatie opgepakt. De bedrijfstak, de cultuur en de leiderschapsstijl hebben daar voor een belangrijk deel mee te maken. Als je sourcing echt goed wilt uitvoeren, zul je dat met alle relevante bedrijfsonderdelen samen moeten aanpakken. Sourcing is van een ongekende complexiteit, zeker in de IT-omgeving.

Waar moet een sourcing specialist dan goed in zijn, als de vraagstukken zo complex zijn?

Je moet als specialist bereid zijn om afdelingoverstijgend te functioneren. Je moet van heel veel markten thuis zijn, je bent tegelijkertijd haarlemmerolie en een spin in het web. Al die clichés zijn op de functie van sourcing specialist van toepassing. Het werk is zo afwisselend, raakt onnoemelijk veel aspecten van de bedrijfsvoering en je moet daar oprechte interesse in hebben. Je moet het karakter van die verschillende puzzelstukjes die je in elkaar moet passen begrijpen, communicatief vaardig zijn en inlevingsvermogen hebben om de connectie te kunnen leggen met andersdenkende mensen binnen de organisatie. Niet vasthouden aan een organisatiestructuur. Je moet domeinoverstijgend kunnen denken.

Je leert sourcing niet op school maar in de praktijk van professionals staat er op de achterkant van jullie boek. Waarom leer je sourcing eigenlijk niet op school?

Omdat sourcing zich op zoveel verschillende manieren en plekken binnen een bedrijf of organisatie manifesteert, past het niet in één speciaal vak of in een bepaalde hbo- of een universitaire opleiding. Je kunt het alleen maar leren door het maken van veel vlieguren, aangevuld met gerichte en gespecialiseerde seminars, trainingen en opleidingen. Aanvullend daarop is het doel van onze vereniging dan ook om via het handboek kennis te delen en uit te dragen. Opgeschreven en uitgewerkt door verschillende deskundigen, ieder met hun eigen specialisme binnen de sourcing lifecycle. Daarbij komen nieuwe ontwikkelingen als AI, RPA, blockchain, robotisering, 3D-printing eveneens aan bod. Die ontwikkelingen kunnen namelijk allemaal, ieder voor zich of samen, effect hebben op de wijze waarop je als bedrijf je sourcing lifecycle strategie invult.

Welke essentiële boodschap over sourcing wil je de lezer tot slot nog meegeven?

Vergeet de afdelingen en de functies. Kijk naar wat een bedrijf of organisatie nodig heeft om succesvol te zijn en laat je sourcing strategie vervolgens bepalen welke keuzes je maakt, hoe je dat organiseert, hoe je innoveert en welke afdeling en functie welke rol daarbij vervullen. Het Handboek Sourcing helpt je daarbij op weg.