Het verhaal van de 'one minute manager' gaat over het zoekproces van een jongeman die wil weten wat een effectieve manager is. Hij komt uiteindelijk terecht bij de 'one minute manager' en die vertelt hem de principes van succesvol management. Aan de hand van gesprekken met de manager zelf en met zijn mensen, wordt de jongeman duidelijk wat de principes zijn van 'one minute management'.
'One minute management' kent drie geheimen (lees: technieken). Het eerste geheim is dat een effectieve manager werkt met zogenaamde 'één-minuutdoelstellingen'. Dat houdt in dat er helderheid moet zijn tussen manager en medewerker over de taken van de medewerker. In niet meer dan 250 woorden moet een 'één-minuutdoelstelling' door een medewerker op papier worden gezet. In deze tijd van transparantie waarin (mis)communicatie zo'n belangrijke rol speelt, is dat overigens geen verkeerd uitgangspunt.
Simpelheid en eenvoud is de boodschap: geen lappen tekst maar kort en krachtig taalgebruik. Niemand zal er op tegen zijn. Niet voor alle taken hoeft een dergelijke 'één-minuutdoelstelling' te worden geformuleerd. De auteurs hanteren de zogenaamde 80-20 regel: alleen voor die 20 procent van de taken die 80 procent van de resultaten genereert, wordt een doelstelling geschreven.
Het tweede geheim gaat over de zogenaamde 'één-minuutcomplimenten'. Hieronder wordt verstaan dat mensen vooral worden aangesproken, feedback krijgen, als ze iets goeds hebben gedaan. Veel managers zullen tegenwerpen dat ze dit wel erg ver vinden gaan en dat het hun werk zal verzwaren. Blanchard stelt daar tegenover dat niemand van ze eist dat ze daar veel tijd voor moeten uittrekken. Als ze het maar doen. Het 'één-minuutcompliment' hoeft dus niet al te letterlijk te worden genomen: als het maar kort is, dan kan het frequent worden toegediend. De lezer herkent hier de voorkeur van Blanchard voor de behavioristische leerpsychologie waarbij men het gedrag aan de hand van stimuli probeert te beïnvloeden.
In 'One Minute Manager' leggen de auteurs aan de hand van een aantal regels uit hoe complimenten het best gegeven kunnen worden. Een van die regels is dat de leidinggevende specificeert wat de medewerker goed deed. Alleen complimenteren zonder precies aan te geven wat en waarom, klinkt als een hol vat. Het derde geheim is het spiegelbeeld van het tweede: de 'één-minuutreprimande'. Eén van de lastigste taken van een manager is, zo weten we, het aanspreken van mensen.
Managers omzeilen dit vaak omdat ze de confrontatie liever niet aangaan. Op korte termijn winnen ze daarmee tijd, op lange termijn verliezen ze de grip. Wanneer fouten worden geconstateerd door de manager bij de medewerker, moet hij er volgens Blanchard en Johnson direct op af stappen en de 'één-minuutreprimande' geven. Dat wil zeggen: kort en krachtig aangeven dat er fouten zijn gemaakt of normen overtreden. Dit alles moet gebeuren zonder de medewerker te kwetsen. Hard op de inhoud, zacht op de persoon zogezegd.
Gedrag en persoonlijkheid worden daarmee gescheiden van elkaar. Ook deze techniek is simpel en de meeste managers zullen er dan ook ongetwijfeld bekend mee zijn. Maar blijkbaar horen veel managers liever spannender tips want in de praktijk zien we - ondanks het enorme verkoopsucces van de hele reeks 'one-minute' boeken - de toepassing ervan nauwelijks terug in de praktijk. Misschien is dat wel de duivelse paradox: hoe simpeler de boodschap, des te groter de afkeer.
Over Peter de Roode
Drs. Peter de Roode is zelfstandig adviseur en trainer. Hij ondersteunt organisaties bij het invoeren van grootschalige veranderingen waarbij gedragsverandering centraal staat.
