Wat is nu eigenlijk het probleem?

Peter van Loevezijn begeleidt meer dan tien jaar consultants/professionals van klantorganisaties bij hun schriftelijke en mondelinge adviezen. Die ervaring heeft hij in 'Wat is nu eigenlijk het probleem?' neergeschreven, waarbij hij vooral het PROA-model uitwerkt. P staat voor Probleem, R staat voor Risico, O staat voor Oorzaak en A staat voor Aanbeveling. Moeten daar nu een kleine 100 bladzijden aan besteed worden? Dat vroeg ik me af toen ik het boekje voor het eerst in handen kreeg. Maar het eerste voorbeeld dat Peter van Loevezijn geeft, sprak me direct aan. Het gaat als volgt: stel u komt een bar binnen waar uw beste vrienden en vriendinnen al een plekje hebben gevonden. U schuift aan, één van uw vrienden kijkt u aan en zegt: 'ik adviseer je om een horizontaal gestreepte broek te kopen'. Hoe groot is de kans dat u op staat en zegt: 'ik ga even een horizontaal gestreepte broek kopen'? Wellicht is deze kans uitermate klein, ook al komt het advies van één van uw beste vrienden. U neemt het advies niet over. Velen zullen, net al ik, die ervaring ook wel hebben. Een uitermate goed doordacht advies, maar later hoort u dat er door de opdrachtgever niets mee is gedaan. Hoe komt dat? Dat komt volgens Van Loevezijn, omdat adviezen om problemen op te lossen pas werken wanneer u de ontvanger meeneemt in een logische redenering, die begint bij het probleem waarin de ontvanger zich herkent en eindigt met een advies dat de oorzaak van het probleem wegneemt. Dan is de kans aanwezig dat de ontvanger het advies overneemt. In het eerder genoemde voorbeeld is het u helemaal niet duidelijk dat er een probleem is. U bent helemaal niet overtuigd van de noodzaak om een nieuwe broek te kopen. Het PROA- model dwingt u ertoe om een logische volgorde te hanteren. Probleem: wat is er aan de hand? Risico: wat betekent dit? Oorzaak: hoe komt het? Advies: wat kan ik er aan doen? Het schrijven van een PROA is dus eigenlijk niets anders dan anticiperen op de vragen die u kunt verwachten als u een ander een advies geeft. Heldere voorbeelden verduidelijken het model. Bijvoorbeeld: het probleem is dat alleen receptiemedewerkers een BHV-diploma hebben. Dat zal wel waar zijn, maar u wilt aandacht voor een ongewenste situatie die vraagt om een oplossing. U wilt de ontvanger ergens van overtuigen. Een ontvanger ligt meestal niet wakker van constateringen zoals deze. Als hij er wel wakker van ligt, dan had hij er misschien allang iets aan gedaan. Nee, u moet echt met iets komen dat de ontvanger raakt. Wat betekent het dat alleen de receptiemedewerkers een BHV-diploma hebben? Dat er bij calamiteiten geen garantie is dat er snel genoeg wordt ingegrepen. Kijk, nu wordt het interessanter en is de ontvanger sneller bereid om naar u te luisteren. Zorg dus voor een ontvangersprobleem door goed na te denken over wat belangrijk is voor de ontvanger. Als u echt niets kunt bedenken wat belangrijk is voor de ontvanger, dan moet u zich afvragen of er eigenlijk wel een probleem is, of u er wel over moet beginnen. Dat is een mooie check. Het is vreemd. Voordat ik dit boek las, had ik niet de indruk een probleem te hebben. En toch is dit boek een eye-opener voor me gebleken dat me een goed advies geeft over hoe beter te presenteren. Ik hoop dat dat ook voor u geldt. Hou het bij de hand.