Geplande verandering is een dominante benadering voor organisatieverandering die in de vorige eeuw is ontwikkeld. In die tijd was de wereld complex maar nog steeds begrijpelijk. Geplande verandering was een rationele aanpak bij het realiseren van veranderingen in organisaties. In dit perspectief op veranderen creëren leiders eerst urgentie tot verandering, dan bouwen ze een winnende coalitie die de verandering stuurt, communiceert en mensen motiveert. Tot slot zorgen deze leiders ervoor dat verandering wordt doorgezet en verankerd. Verandering was als een georganiseerde reis met een duidelijk einddoel en een van vastgestelde route met strakke tijdlijnen.
Veel organisaties zijn succesvol geweest in geplande veranderingen, en veel hebben gefaald. Meerdere studies tonen aan dat 70% van de geplande veranderingsprogramma's in organisaties voortijdig vastlopen of niet het beoogde resultaat bereiken. Dit geldt met name voor veranderingen die gericht zijn op internationale samenwerking, baanbrekende innovatie, het maximaliseren van klantwaarden en het wijzigen van werkprocessen. Doelen worden niet behaald, beleid niet geïmplementeerd, klanten ervaren geen verbetering in service en kwaliteit, en medewerkers en leidinggevenden raken het spoor bijster. Met deze resultaten blijft de vraag waarom veel leiders nog steeds kiezen voor geplande verandering. Is het omdat we eraan gewend zijn en niet beter weten? Omdat aandeelhouders ons dwingen om met duidelijke plannen, doelen en resultaten te komen. Of is het misschien het gevoel dat we de controle hebben wanneer we kiezen voor een geplande verandering?
Veel bedrijven ervaren hun omgeving als dubbelzinnig en paradoxaal. In deze dynamische wereld blijven ontwikkelingen elkaar beïnvloeden waarbij onduidelijk is wat de uitkomst zal zijn. Het lijkt alsof alles constant verandert, waarbij sommige patronen doorgaan en een zekere voorspelbaarheid tonen en andere plotseling opduiken en turbulentie veroorzaken. In deze ambigue context is verandering als een rationeel en gepland proces een illusie. Wat we nu nodig hebben is een veranderbenadering die is gebaseerd op interactie en een continu proces van uitproberen en leren. Veranderingen lijken dan op een tocht door onbekend terrein waarbij spelers elkaar vertrouwen en kunnen omgaan met onzekerheid en het onverwachte.
Taal geeft vorm aan onze gedachten en beïnvloedt onze daden. We zijn bekend met de taal van rationele en geplande verandering. We praten over diagnoses, strategieën en interventies. Veel als deze woorden zijn afgeleid vanuit een mechanisch of medisch model waarbij iets moet worden gerepareerd of iemand moet worden genezen. Om in een dynamische omgeving succesvol te zijn in organisatieverandering hebben we een andere taal nodig die voorbijgaat aan geplande verandering. Veranderen als samenspel biedt mogelijkheden om de wijze van veranderen zelf te veranderen.
Veranderen als samenspel draagt bij aan organisatieontwikkeling samen met spelers binnen en buiten de organisatie. Spelers in organisatieverandering zien de toekomst, proberen hun weg te vinden in een onzekere wereld en doen hun best om hun toekomst vorm te geven. Het gaat bij veranderen als samenspel om een collectief zoekproces waarin spelers samenwerken aan transformatie en innovatie in hun eigen organisatie. Deze aanpak nodigt spelers uit om het informele leven van een organisatie te zien en spelpatronen te begrijpen. Het gaat niet alleen om strategieën, structuren en systemen, maar ook om wat er tussen de regels wordt gelezen, de ongeschreven regels van het spel, en ingewikkelde spelpatronen. In het samenspel kan iedereen kan mee doen om de eigen organisatie te kwalificeren voor de toekomst. Daarmee biedt deze invalshoek een positieve kijk op het veranderen en vernieuwen van organisaties als collectief proces. Het is geplande verandering voorbij waarbij we onzekerheden omarmen in de zekerheid dat daar iets moois uit zal voortkomen.
Heb jij de moed om geplande verandering los te laten en ben je klaar om samen met anderen in te spelen op de toekomst?
Bezoektip: Op 7 oktober 2020 spreekt Jaap Boonstra op het seminar 'Veranderdynamiek' over 'Samenspelen in verandering'.
Over Jaap Boonstra
Jaap Boonstra is hoogleraar ‘Organisatiedynamiek’ aan Esade Business School in Barcelona, hoogleraar ‘Organisatieverandering’ aan de Rotterdam School of Management, en kerndocent bij de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur. Als onafhankelijk adviseur ondersteunt hij organisaties in hun ontwikkeling. Hij schreef meerdere boeken over organisatieverandering, organisatiecultuur en leiderschap.
