Werken aan programma’s - ‘Veelheid aan praktische handvatten en instrumenten’

Werken aan programma’s is opgebouwd rond acht thema’s. Ik noem ze even: kiezen, vormgeven, organiseren, sturen, beslissen, samenwerken, leiden, en ontwikkelen. Ze vormen de ruggengraat van de programma-aanpak van Niels van Loon en Björn Prevaas.

Kiezen

Kiezen draait om het afwegingsproces dat uiteindelijk leidt tot de beslissing om met een bepaalde opgave aan de slag te gaan en die als programma vorm te geven. Hierbij spelen verschillende vragen een rol. Wat zijn onze strategische prioriteiten? Over welke opgave hebben we het precies en waarom is het belangrijk die nu op te pakken? Welke aanpak past het best bij deze opgave, gegeven de diverse mogelijkheden zoals een projectaanpak? Als we kiezen voor een programma-aanpak, volgens welke benadering doen we dat dan? En hoe geven we vervolgens het verkennings- en opbouwstadium vorm?

In verschillende hoofdstukken wordt ingegaan op de essenties en het ontstaan van programmamanagement, het kiezen tussen manieren van werken (routines, improvisaties, projecten, programma’s en processen), de kenmerken van en redenen voor programma’s, principes en de levensloop van een programma (verkennen, opbouwen, uitvoeren en afbouwen). De uitvoeringscyclus omvat (bijstellen) plannen, uitvoeren inspanningen, ontwikkelen en opleveren vermogens, verzilveren en reviewen baten.

Vormgeven

Het vormgeven van de inhoud van een programma richt zich op drie centrale vragen. Ten eerste, waarom en waartoe? Hierbij draait het om het toekomstbeeld dat we met het programma nastreven. Waarom willen we dit bereiken en waarom juist nu? Wat zijn de doelen en welke opgave zien we voor ons?

Ten tweede, hoe? Dit betreft de manier waarop we denken die toekomst te bereiken. Hoe ziet de weg naar dat toekomstbeeld eruit? Welke baten streven we na, wat is onze veranderstrategie en welke vermogens willen we ontwikkelen of verder ontwikkelen?

Ten derde, wat? Dit gaat over de concrete acties die we daarvoor ondernemen. Welke inspanningen, zoals projecten en activiteiten, gaan we uitvoeren? Welke middelen zijn daarbij nodig en wat hoort er niet bij? In een aantal hoofdstukken wordt nader ingegaan op visie, doelen en baten, (verander)strategie, vermogens en de samenhang hiertussen. Een aantal technieken worden nader toegelicht, waaronder programmacanvas, doelenboom, en batenprofiel.

Organiseren

Organiseren gaat over de harde kant van de programmaorganisatie. Het omvat het definiëren en verdelen van rollen, het inrichten van de programmaorganisatie, het creëren van een goed samenspel met de bestaande organisatie(s) en het vormgeven van de benodigde overleggen. In verschillende hoofdstukken wordt ingezoomd op rollen, de organisatievorm (regie-, directie-, coördinatie- en realisatievorm), overleggen, het programmateam (zorgt voor vormgeving en uitvoering), programmabureau (ondersteunt de uitvering) en het kernteam (vindt elkaar in hart voor de opgave). Verschillende technieken worden toegelicht, waaronder krachtenveldanalyse, doelen-inspanningennetwerk (DIN), en routekaart. 

Sturen

Om goed van start te gaan, voortgang te boeken, de status te monitoren en om te kunnen omgaan met veranderende omstandigheden en inzichten, is het essentieel om een programma bij te sturen. Hierbij richt je je op doeltreffendheid, tempo, haalbaarheid, wendbaarheid en efficiëntie.

In verschillende hoofdstukken gaan de auteurs in op de inrichting van de sturing, het zorgen voor doeltreffendheid, het spelen met tempo, het kijken naar haalbaarheid, het inbouwen van wendbaarheid, het bewaken van efficiency en het werken met een dashboard. Ook hier weer een aantal technieken waaronder gewogen DIN, doeltreffendheid versus haalbaarheidsanalyse en risico heatmap.

Beslissen

Tijdens de looptijd van een programma neem je veel beslissingen. Hierbij bepaal je welke aanpak je kiest, welke inspanningen je wanneer start en hoe je omgaat met bepaalde risico’s en issues. Deze keuzes wil je zorgvuldig en transparant maken. Dit geeft het programma rust en zorgt voor duidelijkheid binnen de organisatie als het proces en de verantwoordelijkheden rondom besluitvorming helder zijn.

Hierdoor kan alle energie worden gericht op inhoudelijke keuzes. Goede besluitvorming zorgt voor helderheid, eensgezindheid en voortgang. In een aantal hoofdstukken is er specifieke aandacht voor de vraag wie waarover beslist, het inrichten van het besluitvormingsproces en het nemen, uitvoeren en handhaven van besluiten. Een aantal instrumenten worden nader toegelicht, waaronder besliscanvas, beslisdocument, besluitenlijst en checklist voor een goed besluit.

Samenwerken

Goede samenwerking is een noodzakelijke voorwaarde voor een succesvol programma. Dit komt echter zelden vanzelf tot stand. Dit heeft onder meer te maken met uiteenlopende ideeën over het probleem, de uitdaging, de oplossing en de timing van het programma, evenals met ingewikkelde dynamieken tussen bepaalde personen, botsende belangen of onduidelijkheid over het doel.

Vaak is gebrekkige samenwerking tussen organisatieonderdelen of organisaties juist de reden om van een opgave een programma te maken. Hiermee is het probleem echter nog niet opgelost. In verschillende hoofdstukken gaan de auteurs dieper in op het kiezen van een passende samenwerkingsvorm (directieve, collectieve of connectieve coalitie), het verbinden van de spelers, ambities en belangen, het bouwen van krachtige teams en het communiceren in en over het programma. Een aantal technieken krijgt nadere toelichting, waaronder netwerkcanvas, belang-invloedmatrix, en halen-brengenkaart.

Leiden

Het succesvol realiseren van programma’s vereist leiderschap en eigenaarschap. Leiderschap omvat onder andere het wijzen van de weg, het durven betreden van onbekend terrein, het inspireren en helpen van mensen, het tonen van voorbeeldgedrag, het reflecteren en het prikkelen. Dit zijn allemaal noodzakelijke elementen om de beweging te creëren die nodig is voor het succes van het programma.

Leiderschap is zeker niet uitsluitend de verantwoordelijkheid van een programmamanager; een programma vraagt leiderschap van velen, elk op hun eigen onderdeel en op hun eigen moment in de voortgang van het programma. In een aantal hoofdstukken wordt specifiek aandacht besteed aan het invullen van je eigen leiderschap, het groeien in je leiderschapsrol (programmaregisseur, programmadirecteur, programmacoördinator, programmaleider en programmamanager), het ontwikkelen van eigenaarschap bij jezelf en dat van anderen.

Ontwikkelen

Hoe word je als programma steeds beter in het aanpakken van de opgave en als organisatie steeds beter in het uitvoeren van programma’s? Het doorontwikkelen van programmamanagement in een organisatie is gebaat bij een integrale en systemische benadering. In het hoofdstuk hierover wordt gekeken naar het individu, het team, het vak, de organisatie en de context.

Hoger niveau

Met ongeveer 400 pagina’s is Werken aan programma's een lijvig boek geworden, maar de auteurs hadden nog veel meer tekst. Ik had de gelegenheid om elk hoofdstuk van commentaar te voorzien en weet daarom uit ervaring dat er nog veel meer bruikbare tekst, technieken, tips en verdiepingen zijn. Op de bijbehorede website vind je al deze aanvullende materialen, achtergronden en verdiepingen. Wellicht kan daar t.z.t. ook aandacht worden besteed aan het inzetten van artificial intelligence. Hoe kan AI de programmamanager ondersteunen?

Werken aan programma's leest vlot weg en de groene steunkleur maakt het lezen aangenaam. De auteurs zijn erin geslaagd om programmamanagement stap voor stap toegankelijk te maken via de acht thema’s. Kleine casebeschrijvingen verlevendigen de theorie. Je krijgt toegang tot een veelheid aan praktische handvatten en instrumenten om zowel het programma als jezelf naar een hoger niveau te tillen. Kortom, of je nu een beginnend of meer ervaren programmamanager bent, dit is een boek dat je beslist gelezen moet hebben en in je nabijheid wilt houden.